Fonte PDF: SOP_Booking_LifeLabs_Ontario.pdf.pdf
SOP - Prenotazione LifeLabs Collezione DNA Appuntamenti su
Comportamento dei clienti
Oggetto
Questo SOP spiega, passo dopo passo, come i Rappresentanti del Servizio Clienti (CSR) devono prenotare
LifeLabs raccolta appuntamenti DNA per conto di clienti EasyDNA utilizzando i LifeLabs
sistema di prenotazione appuntamento. Si tratta anche di controlli obbligatori, pagamento
verifica, gestione della documentazione, comunicazione del cliente, aggiornamenti CRM e
regole di escalation.
Questa procedura si applica SOLO alla regione LifeLabs Ontario ed è strettamente limitata alla
i seguenti servizi ai sensi del Contratto C393:
- Collezione di paludi Saliva per casi legali DNA
- Estrazione del sangue per i casi prenatali DNA, tra cui:
- Test prenatali di paternità
- Baby gender testing (Peekaboo)
Questo servizio NON è disponibile per: - Testi di droga per capelli
- Qualsiasi altro tipo di test DNA non elencati sopra
- Qualsiasi posizione LifeLabs fuori Ontario
- Prima di iniziare - Controlli obbligatori
Prima di prenotare qualsiasi appuntamento, la CSR deve completare tutti i controlli sottostanti. Non farlo.
accedere al sistema di prenotazione LifeLabs fino alla conferma di ogni elemento.
Informazioni sul cliente e Preferenze
-
Confermare il caso rientra strettamente nella regione LifeLabs Ontario.
-
Confermare il tipo di raccolta è solo uno dei seguenti:
- Collezione di paludi Saliva per casi legali DNA, o
- Estrazione del sangue per i casi prenatali DNA, inclusi i test prenatali di paternità
e test di genere per bambini (Peekaboo).
-
Confermare che il caso non è un test di droga per capelli. Test di farmaco per capelli non è supportato sotto
questo processo.
-
Chiedi al cliente in anticipo e conferma chiaramente:
- Il loro appuntamento preferito
- Il loro tempo di appuntamento preferito
-
Il loro preferito LifeLabs Ontario paternity draw site(s)
Utilizzare l'elenco del sito di estrazione ufficiale: Disegnare l'elenco del sito - DOWNLOAD LIST QUI
- Il nome legale completo della madre che frequenta l'estrazione del sangue (obbligatorio per
Casi prenatali)
Documentazione e verifica dei pagamenti
-
Confermare un modulo di richiesta C393 completato e firmato è disponibile. DOWNLO
FORM
-
Verificare la scheda di pagamento caso in CRM e confermare la tassa di appuntamento LifeLabs
è stato pagato.
- Nessun pagamento = nessuna prenotazione.
- Se il pagamento non è stato ricevuto, informare il cliente che il pagamento deve essere
completato prima di richiedere un appuntamento.
-
Confermare l'appuntamento sarà prenotato per conto del cliente utilizzando il EasyDNA
conto organizzativo LifeLabs solo.
Se una delle condizioni di cui sopra non sono soddisfatte, non procedere con la prenotazione e aumentare a
Gestione del servizio clienti.
- Accesso al sistema di prenotazione LifeLabs
- Aprire il portale di prenotazione appuntamenti LifeLabs utilizzando l'URL ufficiale fornito da
LifeLabs.
- Accedi utilizzando il conto organizzativo EasyDNA.
- Non creare singoli account CSR.
- Confermare il login di successo prima di procedere.
- Ricerca di una posizione di nomina
- Inserisci la città o l'area richiesta dal cliente.
- Applicare il filtro di servizio:
- Selezionare la prova di specialità
- Selezionare ON DNA
- Questo passaggio è obbligatorio. Se ON DNA non è selezionato, le posizioni mostrate potrebbero non
supporto collezioni DNA.
- Selezione della Fessura di Appuntamento
- Recensione disponibile Centri di servizio paziente.
- Confermare la posizione:
- Fare clic su Visualizza Appuntamento.
- Selezionare la data e l'ora concordati.
- Procedete alla prenotazione.
- Prenotazione su Behalf del Cliente
- Quando viene richiesto "È l'appuntamento per voi?", selezionare:
- No, sto prenotando per qualcun altro
- Fare clic su Aggiungi una nuova persona.
- Inserisci il nome e cognome legali del cliente esattamente come mostrato nel file del caso.
- Lasciare Preferito Nome vuoto se non specificamente richiesto.
- Informazioni di contatto
- Numero di telefono: Inserisci il numero di telefono del cliente.
- Indirizzo e-mail: Inserisciinfo@easydna.ca.
- Non utilizzare l'indirizzo e-mail del cliente.
Abilita notifiche di appuntamenti.
Fare clic su Conferma Appuntamento.
- Salvare e inviare la conferma dell'appuntamento
- Dettagli di nomina aperta.
- Selezionare Stampa dettagli.
- Salvare la conferma come PDF.
Notifica del cliente
- E-mail il client tramite Outlook tra cui:
- Data e ora di nomina
- Indirizzo completo LifeLabs
- Conferma dell'appuntamento PDF
- Mittente per portare un documento di foto rilasciato dal governo valido
-
Inviare il modulo Requisition a LifeLabs
Questo passaggio è obbligatorio.
-
Collegare il modulo di richiesta C393 completato.
-
Invialo a:
- Includere il numero di riferimento del caso nella riga dell'oggetto.
Non assumere LifeLabs ha la requisizione a meno che questa e-mail non sia stata inviata.
- CRM Requisiti di documentazione
Scheda Docs
Caricare il seguente alla scheda Docs in CRM:
- LifeLabs conferma dell'appuntamento PDF
- Modulo di richiesta C393 completo
- Qualsiasi corrispondenza relativa LifeLabs
Note di caso ATP
Aggiungi una nota chiara ATP tra cui:
- Appuntamento prenotato tramite il sistema LifeLabs
- Data, ora e posizione
- Conferma che la tassa LifeLabs è stata pagata
- Conferma che il modulo C393 è stato inviato via emailPatientREQSON@lifelabs.com
- Data cliente è stato notificato
Esempio ATP Nota:
LifeLabs su appuntamento DNA prenotato per conto del cliente. Appuntamento
confermato per il 26 gennaio alle 11:30, King St PSC, Oshawa.
confermato pagato. Conferma PDF inviato al cliente. C393 requisizione inviata a
PatientREQSON@lifelabs.com. Documenti caricati su CRM.
- Regole importanti e remine
- Questo SOP si applica solo all'Ontario.
- Selezionare sempre ON DNA al momento della prenotazione.
- Mai prenotare senza confermare il pagamento.
- Non saltare mai l'invio della richiesta C393.
- Non utilizzare mai gli indirizzi email personali o client nel sistema di prenotazione.
- Caricare documenti a CRM immediatamente.
- Escalation
Se:
- Il pagamento è mancante o non chiaro
- ON DNA non è disponibile sul sito richiesto
- Si verificano errori di sistema LifeLabs
- La conferma di nomina non viene generata
- C'è incertezza sulla disponibilità di flebotomia
Fine di SOP